Do zadań Referatu Organizacyjno – Administracyjnego należy w szczególności:
- Przygotowywanie projektów dokumentów z zakresu funkcjonowania Urzędu,
- Prowadzenie centralnego rejestru zawieranych porozumień,
- Prowadzenie rejestru zarządzeń Wójta jako organu i jako kierownika Urzędu ,
- Prowadzenie centralnego rejestru skarg, wniosków i petycji oraz przyjmowanie skarg wniosków i petycji do protokołu,
- Koordynowanie i kontrola rozpatrywania skarg, wniosków i petycji oraz nadzór nad terminowością ich załatwiania,
- Prowadzenie spraw odznaczeń państwowych,
- Przygotowywanie i prowadzenia dokumentacji wynikającej ze stosunku pracy wobec pracowników Urzędu,
- Wydawanie zaświadczeń potwierdzających zatrudnienie pracowników Urzędu,
- Gospodarka etatami w Urzędzie,
- Prowadzenie ewidencji umów dotyczących używania przez pracowników pojazdów prywatnych do celów służbowych,
- Sprawy rent i emerytur pracowników Urzędu,
- Organizacja i kontrola wykorzystania zaświadczeń o czasowej niezdolności do pracy pracowników Urzędu
- Opracowywanie zakresów czynności dla pracowników Urzędu, na wniosek i w uzgodnieniu z Kierownikami Referatów oraz przedkładanie ich do zatwierdzenia Wójtowi,
- Współpraca z właściwym sądem w zakresie osób skierowanych przez ten organ do wykonywania prac na cele społeczne na terenie Gminy oraz prowadzenie dokumentacji w tym zakresie,
- Protokółowanie narad, spotkań kierownictwa Urzędu z pracownikami,
- Prowadzenie spraw związanych z odbywaniem praktyk i stażu w Urzędzie,
- Nadzór i kontrola dyscypliny pracy w Urzędzie,
- Prowadzenie zbioru upoważnień, pełnomocnictw udzielonych przez Wójta,
- Prowadzenie spraw z zakresu szkoleń, dokształcania i doskonalenia zawodowego pracowników Urzędu,
- Prowadzenie spraw z zakresu aktywizacji osób bezrobotnych i poszukujących pracy w tym: udostępnianie wpływających do Urzędu ogłoszeń, publikacji, informatorów o miejscach pracy, kursach, szkoleniach dotyczących aktywizacji zawodowej, pomoc w poszukiwaniu ofert pracy, przygotowaniu listu motywacyjnego, życiorysu,
- Współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy w Tomaszowie Mazowieckim w zakresie organizowania staży prac interwencyjnych, robót publicznych, prac społecznie użytecznych i innych form pomocy dla osób bezrobotnych z terenu Gminy, ,
- Prowadzenie spraw z zakresu rehabilitacji osób niepełnosprawnych,
- Prowadzenie dokumentacji z zakresu kontroli wewnętrznych i zewnętrznych,
- Koordynowanie kontroli wewnętrznych zarządzanych przez Wójta i kontroli zarządczej,
- Organizowanie naborów na wolne stanowiska urzędnicze w tym kierownicze stanowiska urzędnicze oraz konkursów n stanowiska kierownicze w jednostkach organizacyjnych Gminy z wyłączeniem konkursów na stanowiska dyrektorów szkół i przedszkoli,
- Prowadzenie spraw związanych z zapewnieniem obsługi prawnej Urzędu,
- Prowadzenie dokumentacji w sprawach członkostwa Gminy stowarzyszeniach, związkach międzygminnych,
- Prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem majątkowym Urzędu oraz z ubezpieczeniem OC,
- Prowadzenie spraw z zakresu bhp, przeprowadzania kontroli warunków pracy w Urzędzie oraz przestrzegania zasad bhp ,
- Prowadzenie spraw z zakresu badań lekarskich pracowników (wstępnych, okresowych i kontrolnych),
- Nadzór i koordynacja zadań z zakresu statystyki,
- Współpraca z Sądem Rejonowym w Tomaszowie Mazowieckim w zakresie wykonywania pracy na cele społeczne oraz pracy społecznie użytecznej na terenie Gminy Lubochnia przez osoby skierowane przez Sąd do jej wykonywania, oraz prowadzenie spraw i dokumentacji w tym zakresie, a w szczególności dotyczących wyznaczania podmiotów obowiązanych do przyjęcia w/w osób , przedstawiania Radzie Gminy Lubochnia informacji o w/w podmiotach,
-
Prowadzenie i obsługa sekretariatu, w szczególności:
- obsługa sekretariatu, spotkań i posiedzeń związanych z funkcjami reprezentacyjnymi Wójta,
- sprawdzanie pism przedkładanych do podpisu Wójtowi , zastępcy Wójta, sekretarzowi gminy czy zawierają znak sprawy, parafkę pracownika, w przypadku braków cofanie do ich uzupełnienia,
- prowadzenie rejestru poleceń służbowych wyjazdów,
-
Prowadzenie spraw związanych z organizacją pracy Urzędu, w szczególności:
-
Prowadzenie kancelarii ogólnej:
- Przyjmowanie wszelkiej korespondencji wpływającej do Urzędu i prowadzenie dystrybucji tej korespondencji (ewidencjonowanie w rejestrze komputerowym, przygotowywanie do dekretacji , przekazywanie po dekretacji do poszczególnych komórek organizacyjnych, wysyłanie korespondencji),
- Prowadzenie rejestru zwrotów korespondencji,
- Obsługa profilu zaufanego na elektronicznej Platformie Usług Administracji – Publicznej (e-PUAP) w zakresie korespondencji przychodzącej,
- Prowadzenie rejestru wpływających faktur do Urzędu,
- Prowadzenie rejestru wpływających ofert na ogłoszone zamówienia publiczne,
- Prowadzenie rejestru ofert na ogłoszone nabory na wolne stanowiska pracy,
- Administrowanie komputerowym systemem rejestracji i obiegu dokumentów w Urzędzie,
- Udzielanie kompleksowej informacji o funkcjonowaniu Urzędu i jednostkach organizacyjnych Gminy,
- Udzielanie informacji o sposobie załatwiania spraw interesantów w Urzędzie,
- Obsługa faxu, centrali telefonicznej i radiotelefonu,
- Prowadzenie spraw związanych z zamawianiem pieczęci urzędowych i imiennych oraz prowadzenie ewidencji tych pieczęci,
-
Prowadzenie kancelarii ogólnej:
-
Prowadzenie spraw związanych z organizacją pracy organów gminy, w szczególności:
- Koordynacja przygotowania materiałów na sesję Rady,
- Obsługa biurowo-administracyjna i organizacyjna Rady i jej Komisji oraz Przewodniczącego Rady,
- Organizacyjno-techniczne przygotowanie sesji i posiedzeń komisji, w tym powiadamianie o terminach posiedzeń, przygotowywanie i przekazywanie materiałów pod obrady Rady,
- Protokółowanie sesji Rady, posiedzeń Komisji i innych zebrań oraz spotkań radnych,
- Koordynacja działań wynikających z funkcji Przewodniczącego Rady, w tym prowadzenie korespondencji w sprawach związanych z oświadczeniami majątkowymi radnych,
- Stwarzanie radnym warunków i udzielanie pomocy w wykonywaniu mandatu radnego,
- Prowadzenie spraw z zakresu szkoleń radnych,
- Przekazywanie uchwał Rady Gminy merytorycznym komórkom celem ich realizacji,
- Terminowe przekazywanie organom nadzoru uchwał Rady Gminy oraz ich ogłaszanie na tablicy ogłoszeń Urzędu, przekazywanie uchwał do publikacji w Dzienniku Urzędowym Województw Łódzkiego
- Prowadzenie rejestru uchwał Rady,
- Prowadzenie rejestru interpelacji i wniosków radnych oraz czuwanie nad terminowym udzieleniem odpowiedzi,
- Prowadzenie rejestru delegacji wyjazdów służbowych radnych,
- Prowadzenie rejestru skarg, wniosków i petycji wpływających do Rady i nadzór nad terminowością ich załatwiania,
- Prowadzenie rejestru wpływającej do Rady, Komisji i Przewodniczącego Rady korespondencji,
- Gromadzenie i udostępnianie zbiorów aktów prawa miejscowego,
- Stwarzanie radnym warunków i udzielanie pomocy w wykonywaniu mandatu radnego,
- Przekazywanie informacji dotyczących Rady, Komisji, radnych do publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej,
- Realizacja zadań związanych z wyborami ławników,
- Prowadzenie spraw związanych z nadawaniem tytułu „Honorowy Obywatel Gminy” ,
- Prowadzenie spraw z zakresu obsługi jednostek pomocniczych gminy,
- Prowadzenie spraw z zakresu funduszu sołeckiego z wyłączeniem spraw dotyczących realizacji tych zadań i rozliczania dotacji,
-
Prowadzenie spraw z zakresu ustawy o zwrocie podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej, w tym w szczególności:
- Weryfikacja wniosków w w/w zakresie,
- Prowadzenie postępowań i przygotowywanie decyzji w w/w zakresie,
- Sporządzanie wniosków o przekazanie Gminie Lubochnia dotacji celowej na realizację wypłat zwrotu podatku akcyzowego,
- Sporządzanie okresowych i rocznych rozliczeń oraz sprawozdań z realizacji wypłat zwrotu podatku akcyzowego,
- Prowadzenie obsługi finansowej Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
- Ewidencjonowanie i koordynowanie spraw związanych z otrzymywanymi tytułami wykonawczymi,
-
Realizacja zadań związanych promocją Gminy, w tym w szczególności:
- Przygotowanie i rozpowszechnianie informacji o Gminie,
- Nadzór nad przygotowaniem wydawnictw oraz innych materiałów informacyjnych i reklamowych, promujących Gminę Lubochnia,
- Koordynacja działań związanych z komunikacją społeczną i promocją Gminy Lubochnia w mediach tradycyjnych i elektronicznych,
- Zarządzanie stroną internetową oraz oficjalnymi profilami gminy w Social Media wraz z zamieszczaniem w nich aktualnych informacji. Redagowanie tekstów, informacji i opracowań dotyczących działalności gminy,
- Pozyskiwanie środków finansowych na działania związane z promocją gminy,
- Sporządzanie wniosków o wyróżnienia lub nagrody dla jednostek Gminy, liderów i organizacji lokalnych,
- Organizowanie spotkań, konferencji kształtujących pozytywny wizerunek gminy,
- Inicjowanie imprez o charakterze promocyjnym, kulturalnym, turystycznym oraz współudział w ich organizacji,
- Współpraca i koordynacja działalności jednostek Gminy, instytucji i organizacji pozarządowych w zakresie organizacji imprez,
- Opracowanie i aktualizacja kalendarza imprez gminnych,
- Organizowanie wizyt i wyjazdów związanych ze współpracą z samorządami partnerskimi oraz wyjazdów studyjnych,
- Prowadzenie dokumentacji fotograficznej najważniejszych wydarzeń w życiu Gminy Lubochnia, gromadzenie i ewidencjonowanie wycinków prasowych dotyczących działalności Gminy, Urzędu, prowadzenie kroniki Gminy,
- Prowadzenie działań wynikających z ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, w szczególności współpraca z organizacjami pozarządowymi,
-
Koordynowanie spraw związanych z realizacją projektu pn. „Gmina Lubochnia- Centrum Tradycji Kulinarnych” w szczególności w zakresie:
-
Organizacji konkursów kulinarnych:
- „Lubocheńskie smaki” promującego produkty tradycyjne i regionalne,
- „Powrót do smaków dzieciństwa”
-
Organizacji warsztatów kulinarnych:
- Smakowanie życia-weekendowe warsztaty kuchenki regionalnej,
- Integracja przez gotowanie,
- Warsztaty kulinarne dla najmłodszych,
- Organizacji zamkniętych pokazów kulinarnych,
- Organizacji jarmarków jadła regionalnego,
-
Współuczestnictwo przy organizowaniu festiwali i pokazów o tematyce kulinarnej:
- Powiatowy festiwal masła,
- Plenerowe gotowanie na mega-patelni z Gwiazdami;
- Nadzór nad prowadzeniem ekspozycji i jej aktualizacja w Izbie Pamięci poświęconej historii Gminy Lubochnia oraz Andrzeja Frycza Modrzewskiego w Małczu,
- Nadzór nad prowadzeniem spraw związanych z promocją regionalnych wyrobów kulinarnych,
- Nadzór nad prowadzeniem spraw związanych z promocją projektu, w tym prezentacja materiałów promocyjnych dotyczących dziedzictwa kulinarnego regionu Lubocheńskiego podczas imprez oraz na bieżąco,
-
Organizacji konkursów kulinarnych:
- Prowadzenie spraw z zakresu kultury fizycznej, w tym sportu, rekreacji i wypoczynku, w tym nadzór nad funkcjonowaniem obiektów sportowych zlokalizowanych na terenie Gminy,
- Współpraca ze środowiskami twórczymi, stowarzyszeniami i związkami sportowymi, organizacjami kulturalnymi, kombatantami i innymi, wspomaganie ich działalności, oraz inicjowanie wspólnych działań na rzecz Gminy,
-
Realizacja zadań z zakresu informatyzacji Urzędu, w szczególności:
-
Zapewnienie obsługi informatycznej Urzędu i utrzymanie systemu informatycznego w stałej gotowości do użytkowania, w tym w szczególności:
- Tworzenie sieci komputerowej i jej administrowanie,
- Administrowanie serwerami i bazami danych,
- Zarządzanie uprawnieniami użytkowników w zakresie domeny Urzędu,
- Zarządzanie usługami i danymi w ramach sieci,
- Administrowanie i zarządzanie systemami informatycznymi funkcjonującymi w Urzędzie, instalacja posiadanych i nowo zakupionych aplikacji programów na stacjach roboczych,
- Pprowadzenie polityki zakupów programów komputerowych oraz prowadzenie dokumentacji związanej z zakupami programów komputerowych, ewidencjonowanie posiadanego oprogramowania i licencji oraz egzekwowanie legalności oprogramowania,
- Administrowanie i zarządzanie wszystkimi urządzeniami komputerowymi eksploatowanymi w Urzędzie, obsługa techniczna sprzętu komputerowego oraz kontrola serwisu gwarancyjnego i pogwarancyjnego sprzętu,
-
Wdrażanie zagadnień związanych z elektroniczną administracją (e-urząd), w tym:
- Administrowanie systemu obiegu dokumentów w zakresie e-usług,
- Administrowanie platformą e -PUAP,
- Wdrażanie i utrzymanie podpisu elektronicznego oraz profilu zaufanego dla pracowników Urzędu,
- Wdrażanie i utrzymanie rozwiązań komunikacji elektronicznej (platformy komunikacyjne, poczta elektroniczna),
- Wykonywanie czynności administratora systemu LAS,
- Wykonywanie czynności administratora LSA,
- Wykonywanie czynności administratora systemu KSAT 2000i,
- Wykonywanie czynności administratora systemu SGOWG,
- Prowadzenie polityki zakupów sprzętu komputerowego i prowadzenie dokumentacji związanej z zakupami sprzętu komputerowego, urządzeń wchodzących w jego skład i materiałów
- Eksploatacyjnych (tonerów, tuszy, atramentów, nośników danych, itp.) oraz ich ewidencjonowanie,
- Kkontrola i monitoring zgodnego z prawem użytkowania sprzętu teleinformatycznego i oprogramowania, zabezpieczenie przestrzegania prawa autorskiego i praw pokrewnych w stosunku do oprogramowania używanego w Urzędzie,
- Planowanie rozwoju narzędzi informatycznych oraz organizowanie i wdrażanie zabezpieczeń systemów informatycznych,
- Nadzór nad realizacją umów dotyczących eksploatacji systemów komputerowych i usług informatycznych,
- Właściwe zabezpieczenie danych (archiwizacja danych i kontrola antywirusowa, uprawnienia dostępu, itp.),
- Szkolenie pracowników Urzędu z zakresu obsługi aplikacji biurowych i wdrażanych systemów,
- Prowadzenie dokumentacji w zakresie ustalania uprawnień dostępu do danych informatycznych,
- Przeprowadzanie okresowych przeglądów i konserwacji sprzętu informatycznego,
- Prowadzenie i aktualizacja strony internetowej Gminy Lubochnia,
- Prowadzenie i aktualizacja Biuletynu Informacji Publicznej,
- Zarządzanie i administracja Portalem Sprawozdawczym GUS dla jednostek sprawozdawczych,
-
Zapewnienie obsługi informatycznej Urzędu i utrzymanie systemu informatycznego w stałej gotowości do użytkowania, w tym w szczególności:
- Nadzór nad pracą kserokopiarek — prowadzenie dokumentacji w tym zakresie,
- Bieżąca obsługa i konfiguracja monitoringu, systemu alarmowego oraz nadzór nad pracą centrali telefonicznej Urzędu oraz między jednostkowej sieci teleinformatycznej, w tym prowadzenie dokumentacji w tym zakresie,
- Koordynowanie spraw związanych ze zdalną obsługą systemu alarmowego Urzędu,
- Nadzór nad sprawnością sieci telefonicznej i rozliczanie rachunków telefonicznych,
-
Realizacja spraw administracyjno – gospodarczych, w tym w szczególności:
- Zarządzanie budynkiem Urzędu wraz z przyległym terenem oraz gospodarka lokalami Urzędu,
- Gospodarowanie środkami rzeczowymi oraz zabezpieczenie mienia Urzędu przed kradzieżą, włamaniem i pożarem,
- Bieżąca aktualizacja spisów inwentarzowych, oznakowanie składników majątkowych zgodnie z księgami inwentarzowymi, sporządzanie dokumentów związanych z przeniesieniem składnika majątkowego, jego likwidacją, z wyłączeniem sprzętu komputerowego
- Wykonywanie czynności związanych z funkcjami reprezentacyjnymi Urzędu, dbałość o wystrój i estetykę,
- Prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem materiałowo-technicznym Urzędu,
- Prowadzenie prenumeraty czasopism i wydawnictw, ich ewidencjonowanie i przekazywanie do merytorycznych komórek,
- Prowadzenie centralnego rejestru faktur i rachunków wydatków Urzędu wynikających z realizacji zamówień publicznych, których wartość jest równa lub mniejsza niż 130 000 zł,
- Nadzór nad ogłoszeniami sądowymi i komorniczymi, oraz innymi urzędowymi ogłoszeniami w tym prowadzenie spraw w tym zakresie,
- Prowadzenie ewidencji ilościowej zakupionych przez Urząd wydawnictw książkowych,
- Doręczanie korespondencji i przesyłek wychodzących z Urzędu adresatom zamieszkałym lub mającym siedzibę na terenie Gminy
- Utrzymywanie należytej czystości w budynku Urzędu i otoczenia,
- Otwieranie i zamykanie budynku Urzędu Gminy,
- Inne sprawy związane z technicznym funkcjonowaniem Urzędu, w tym zakup opału, obsługa kotłów C.O. , rozładunek opału , utrzymywanie porządku w kotłowni i w składzie opału, wykonywanie drobnych prac remontowych, konserwatorskich, malarskich w Urzędzie,
-
Prowadzenie Biura Obsługi Interesantów i realizacja zadań:
-
Udzielanie informacji interesantom w zakresie:
- Rodzaju, miejsca i trybu załatwiania spraw prowadzonych przez Gminę Lubochnia,
- Organizacji Urzędu Gminy i jednostek organizacyjnych gminy Lubochnia,
- Wydawanie druków wniosków, formularzy i deklaracji do spraw prowadzonych przez Urząd,
- Udzielanie pomocy przy wypełnianiu wniosków, formularzy i deklaracji w sprawach prowadzonych przez Urząd,
- Weryfikowanie kompletności i prawidłowości składanej dokumentacji;
- Przyjmowanie wniosków, formularzy, deklaracji, pism w sprawach prowadzonych przez Urząd.
-
Udzielanie informacji interesantom w zakresie: